Chatbot rekrutacyjny: odpowiedzi dla kandydatów w rekrutacji sezonowej

Chatbot rekrutacyjny na stronie z ofertami pracy odpowiada na pytania, które kandydaci powtarzają codziennie - o zmiany, terminy rozpoczęcia pracy i sposób aplikowania - korzystając wyłącznie z dokumentów, które mu wgrasz. Jest październik. Sklepy, magazyny i lokale gastronomiczne przyjmują pracowników tymczasowych na świąteczny szczyt, a do skrzynki co rano trafia ta sama garść maili. Bot przejmuje tę rutynową korespondencję. I na tym jego rola się kończy: informuje kandydatów, ale ich nie ocenia.

Co robi chatbot rekrutacyjny podczas zatrudniania pracowników na sezon świąteczny?

Odpowiada kandydatom przez całą dobę na podstawie opublikowanych przez Ciebie treści rekrutacyjnych, w widżecie na Twojej stronie. Jeśli jesteś właścicielem albo kierujesz biurem, znasz ten schemat. Ktoś pyta, na które zmiany są wolne miejsca. Ktoś inny chce wiedzieć, kiedy wypłacane jest wynagrodzenie. Trzecia osoba nie może znaleźć, którędy złożyć aplikację. Odpowiedź na każdą wiadomość zajmuje minutę. A wszystkie razem? I po poranku.

Chatbota na stronę kariery dodaje się jednym skryptem, a korzysta on wyłącznie z plików, które mu przekażesz. Kandydaci dostają odpowiedź wieczorem albo w weekend, czyli wtedy, gdy wielu z nich faktycznie szuka pracy. Ty piszesz mniej odpowiedzi metodą kopiuj-wklej. A każdy kandydat dostaje to samo sformułowanie, bez względu na to, kto akurat ma dyżur.

Na jakie pytania kandydatów może odpowiadać?

W zasadzie na te dotyczące faktów: etapy procesu, miejsce składania aplikacji, oferta w opublikowanym brzmieniu, zmiany, lokalizacje, terminy rozpoczęcia pracy i dokumenty na pierwszy dzień. Typowe FAQ dla kandydatów na stanowiska sezonowe obejmuje:

• etapy procesu rekrutacji i ich kolejność,
• gdzie i jak złożyć aplikację,
• co oferuje ogłoszenie, dokładnie tak, jak zostało opublikowane,
• układ zmian i lokalizacje w zapisanym brzmieniu,
• terminy rozpoczęcia pracy na każdym stanowisku,
• jakie dokumenty nowa osoba przynosi pierwszego dnia.

Dwa słowa mają tu duże znaczenie: jak opublikowano. Odpowiadając na pytania osób ubiegających się o pracę, bot powtarza sformułowania z Twojego ogłoszenia. Nie interpretuje ich, nie łagodzi i nie naciąga. A gdy w dokumentach nie ma odpowiedzi? Wtedy odpowiedź powinna odsyłać do danych kontaktowych podanych w ogłoszeniu, więc dopisz do źródeł zdanie, które mówi dokładnie to.

Czego chatbot do rekrutacji sezonowej nie powinien robić nigdy?

Prowadzić wstępnej selekcji, układać rankingów, punktować ani odrzucać kandydatów. Nigdy. Nie zbiera też CV. Nie składa również obietnic co do wynagrodzenia, godzin czy wyniku aplikacji - przytacza tylko to, co jest w ogłoszeniu. Decyzje o ludziach zostają przy osobie, która prowadzi rekrutację, a aplikacje idą kanałem wskazanym w ogłoszeniu.

W praktyce większość sprowadza się do tego, jak sformułujesz dokumenty źródłowe (bot może być tylko tak ostrożny, jak tekst, który mu podasz). Kilka nawyków utrzymuje go w wyznaczonych granicach:

• Opisuj proces neutralnie, na przykład „aplikacje czyta kierownik sklepu”, bez wymieniania kryteriów wyboru.
• Wynagrodzenie i godziny przytaczaj słowo w słowo z ogłoszenia i unikaj zwrotów typu „zazwyczaj” albo „możesz liczyć na”.
• Napisz wprost, że czat nie przyjmuje aplikacji, i wskaż właściwą drogę.
• Pomiń wszystko, co brzmi jak porada z zakresu prawa pracy. Takie pytania trafiają do osoby kontaktowej podanej w ogłoszeniu.

Jakie dokumenty powinny trafić do źródeł bota?

Tylko to, co kandydat i tak mógłby przeczytać publicznie: ogłoszenia o pracę, opis procesu, lista rzeczy na pierwszy dzień oraz informacje o lokalizacjach i zmianach. Wewnętrzne widełki płacowe, notatki z rozmów, listy kandydatów, uwagi kierowników - nic z tego nie trafia do bazy wiedzy. Dlaczego? Bo wszystko, co się tam znajdzie, może wypłynąć w odpowiedzi. Zanim wgrasz choć jeden plik, radzę sprawdzić wskazówki o tym, czego nie umieszczać w źródłach.

Potem napisz jeden krótki dokument z pytaniami i odpowiedziami na podstawie maili, które już dostałeś. Weź prawdziwe pytania, na każde odpowiedz w dwóch-trzech prostych zdaniach i trzymaj się słownictwa, którego używają sami kandydaci. Ten jeden plik często robi więcej niż wszystkie ogłoszenia razem wzięte.

Pytania obecnych pracowników o wewnętrzne zasady? To inne zastosowanie. Inne dokumenty, inni odbiorcy. Tym zajmuje się chatbot HR do pytań o regulaminy, a mieszanie obu zestawów źródeł tylko dezorientuje jedną i drugą grupę.

Jak uruchomić bota jako pilotaż ograniczony do sezonu

Potraktuj go jako pilotaż z ustalonym początkiem i końcem, powiązanymi z okresem rekrutacji, na jednej stronie i dla jednego zestawu stanowisk. Wąski zakres oznacza krótkie dokumenty, a w krótkich dokumentach łatwo wychwycić błędy. Kroki nie są niczym wyszukanym:

1. Zbierz powtarzające się pytania ze skrzynki i z notatek z rozmów telefonicznych.
2. Przygotuj dokumenty źródłowe i porównaj je z aktualnymi ogłoszeniami.
3. Dodaj widżet na stronę kariery.
4. Przetestuj go na prawdziwych pytaniach kandydatów, także tych niewygodnych.
5. Co tydzień przeglądaj rozmowy i uzupełniaj luki w dokumentach.
6. Wyłącz bota albo go zaktualizuj, gdy rekrutacja się skończy.

Aktualizuj źródła od razu, gdy stanowisko zostanie obsadzone albo zmieni się termin rozpoczęcia pracy. Inaczej bot będzie z pełnym przekonaniem powtarzał nieaktualne informacje (nie ma skąd wiedzieć, że oferty już nie ma). Jeśli to Twoja pierwsza próba, wskazówki o tym, jak zaplanować mały pilotaż wdrożenia, pasują wprost do kampanii sezonowej.

Po sezonie oceń wynik w prostych kategoriach. Które pytania padały najczęściej? Które zostały bez odpowiedzi? Czy w najgorętszych tygodniach w skrzynce zrobiło się spokojniej? Te obserwacje powiedzą Ci, czy powtórzyć to za rok i co przepisać w pierwszej kolejności.

Czyli: chatbot rekrutacyjny obsługuje powtarzalne pytania o fakty, a osoba prowadząca rekrutację może poświęcić czas samym kandydatom. Granica się nie przesuwa. Informacje wyłącznie z opublikowanych dokumentów, każda decyzja podejmowana przez ludzi. Chcesz konkretny pierwszy krok? Zbierz pytania kandydatów z tego tygodnia i swoje aktualne ogłoszenia o pracę - razem tworzą pierwszy zestaw źródeł.

FAQ