Chatbot na wydarzenie: pytania uczestników o program i miejsce

Chatbot na wydarzenie działa na stronie Twojego wydarzenia i odpowiada na pytania, które uczestnicy zadają w kółko: o program, dojazd i wejście na miejsce, parking oraz to, co obejmuje każdy bilet. Każda odpowiedź pochodzi z Twoich własnych dokumentów. Najbardziej się przydaje w ostatnich dwóch tygodniach przed konferencją albo targami, kiedy skrzynka zapełnia się pytaniami, na które program i przewodnik po obiekcie już odpowiadają. Te pytania przejmuje bot. Twój zespół może zająć się prawdziwymi wyjątkami.

Na jakie pytania uczestników odpowie chatbot na wydarzenie?

Odpowiada na pytania, które się powtarzają, czyli te, na które odpowiadają już program, przewodnik po obiekcie i warunki biletów. W praktyce większość wiadomości dotyczy kilku tematów:

• godziny sesji i nazwy sal
• prelegenci i ścieżki tematyczne
• adres obiektu i wejścia
• parking i komunikacja miejska
• szatnia i catering
• co obejmuje każdy rodzaj biletu

Chatbot do pytań uczestników buduje odpowiedzi wyłącznie z dokumentów wgranych przez organizatora. Powtarza oficjalne informacje. Bez zgadywania. Tak samo jest z dostępnością obiektu: bot przekazuje Twoje informacje o dostępności słowo w słowo i sam nie składa żadnych deklaracji zgodności z przepisami (to sprawa obiektu, nie bota).

Jakie dokumenty powinien dostać chatbot na konferencję?

Chatbot na konferencję jest tak dobry, jak program, przewodnik po obiekcie i warunki biletów, które czyta. Dlatego najpierw uporządkuj te trzy dokumenty. Program zapisz zwykłym tekstem, z datami, godzinami, nazwami sal i pełnymi nazwiskami prelegentów. Masz go tylko jako obrazek albo ładnie zaprojektowaną grafikę w PDF? Wtedy bot może w ogóle nie dać rady go odczytać. Przewodnik po obiekcie powinien obejmować adres, wejścia, parking, dojazd, szatnię, jedzenie i godziny otwarcia w każdym dniu. A warunki biletów muszą jasno mówić, co obejmuje każda wejściówka, gdzie odebrać identyfikator i co zabrać ze sobą.

Potem dodaj krótkie FAQ zbudowane na podstawie zeszłorocznych maili. Tak w praktyce wygląda automatyzacja FAQ wydarzenia. Bot uczy się dokładnie tych słów, których używają uczestnicy, na przykład „Gdzie odbiorę identyfikator?”, a nie tylko oficjalnych sformułowań z Twoich dokumentów.

Lista przygotowań przed otwarciem rejestracji

Skonfiguruj i przetestuj bota przed otwarciem rejestracji. Nie w ostatnim tygodniu, kiedy pytania już się sypią. Przejdź przez te kroki po kolei:

1. Zbierz trzy podstawowe dokumenty: program, przewodnik po obiekcie i warunki biletów.
2. Usuń nieaktualne wersje z bazy wiedzy, żeby stare godziny i sale nie wróciły do Ciebie jak bumerang.
3. Napisz krótkie FAQ na podstawie dawnych maili.
4. Dodaj widżet do strony wydarzenia jednym skryptem. Działa jako asystent na stronie konferencji z czatem i głosem do osadzenia i nikt nie musi instalować osobnej aplikacji.
5. Zadaj dziesięć pytań, które uczestnicy zadają najczęściej, i sprawdź każdą odpowiedź ze źródłem. Zaplanuj czas na testy przed otwarciem rejestracji, żeby spokojnie poprawić błędy.
6. Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za aktualizacje.

Jak radzić sobie ze zmianami programu w ostatniej chwili

Sesja się przesuwa. Prelegent odwołuje wystąpienie. Ktoś musi ręcznie zaktualizować bazę wiedzy, inaczej bot dalej podaje starą odpowiedź. Wystarczy prosta rutyna. Wyznaczona osoba podmienia plik z programem, zamiast wgrywać obok drugą wersję (dwa sprzeczne harmonogramy mylą wszystkich, bota też). Potem jeszcze raz zadaje pytanie, którego dotyczyła zmiana, i sprawdza nową odpowiedź.

Program na stronie i ten w bazie wiedzy aktualizuj z tego samego pliku źródłowego, żeby nigdy się nie rozjechały. Stały nawyk, by odświeżać źródła po zmianach programu, zajmuje kilka minut. Porównaj to z odpisywaniem na kolejkę zdezorientowanych maili rano w dniu wydarzenia. Nie ma porównania.

Obsługa gości z zagranicy dzięki wielojęzycznemu asystentowi

Na targach z dużą liczbą zagranicznych gości bot, który odpowiada każdemu w jego języku, realnie odciąża zespół organizatora. Wielojęzyczny asystent wydarzenia może odpowiadać uczestnikom w ich języku na podstawie tych samych dokumentów. Ale sprawdź odpowiedzi w każdym języku z tymi dokumentami. Zwłaszcza nazwy sal, adresy i godziny, bo jeden drobny błąd wyśle ludzi do złej hali.

Niektórzy goście wolą po prostu zapytać na głos. Obsługa głosowa jest dostępna w planie Professional, a przed decyzją możesz porównać, co obejmuje każdy pakiet, na stronie o planach i cenach Botino.

Gdzie chatbot na wydarzenie pasuje w planie komunikacji

Bot obsługuje pytania, które uczestnicy zadają na Twojej stronie. To jego działka. Sprzedaż biletów, rejestracja i komunikaty o zmianach zostają w narzędziach, których już używasz, i w mailach. Umieść widżet na najczęściej odwiedzanych stronach: programu, obiektu i biletów. Tam i tak zaczynają się pytania.

Po uruchomieniu regularnie przeglądaj rozmowy. Moja rada? Traktuj każdą słabą odpowiedź jako wskazówkę, że w dokumentach czegoś brakuje, i dopisz brakującą informację do pliku źródłowego, zamiast to obchodzić. To samo podejście sprawdza się daleko poza wydarzeniami. Możesz je porównać z asystentami dla innych branż i zobaczyć, jak korzystają z niego inne sektory.

Chatbot na wydarzenie jest tak dobry, jak dokumenty, na których się opiera. Następny krok jest więc prosty. Zbierz program, przewodnik po obiekcie i warunki biletów już teraz, póki do wydarzenia zostało jeszcze kilka tygodni.

FAQ

Czytaj też:

• Chatbot B2B: odpowiedzi na pytania techniczne przed rozmową handlową
• Chatbot dla biura nieruchomości: pytania o oferty i oglądanie
• Chatbot hotelowy: odpowiedzi na pytania gości przez całą dobę
• Chatbot wypożyczalni samochodów: pytania klientów w szczycie wakacji