Chatbot dla sali weselnej: pytania par w sezonie rezerwacji

Co roku pod koniec zimy pary wysyłają do sal weselnych tych samych kilka pytań. Chatbot dla sali weselnej odpowiada na nie, korzystając wyłącznie z dokumentów, które obiekt sam wgrał. Terminy, indywidualne wyceny i zadatki? To zostaje u koordynatora. Ten podział ma znaczenie właśnie teraz, w lutym, bo pary, które zaręczyły się w święta, porównują obiekty i pytają o liczbę miejsc, catering i o to, co jest w cenie. Oto więc obie strony: co bot może zdjąć z Twojego biurka i gdzie jego rola się kończy.

Jakie zapytania do sal weselnych powtarzają się w każdym sezonie rezerwacji?

Większość pierwszych wiadomości dotyczy faktów, które obiekt spisał dawno temu. W folderze, w cenniku, w starym mailu. Pary formułują pytania różnie, to jasne, ale tematy prawie się nie zmieniają:

• co zawiera każdy pakiet
• liczba miejsc i układ sal
• catering i opcje dietetyczne
• noclegi w pobliżu
• parking
• zasady dotyczące dekoracji i muzyki
• jak umówić się na oglądanie sali

Kiedy przychodzą te pytania? Głównie wieczorami i w weekendy. Wtedy dwie osoby wreszcie siadają razem do planowania (i oczywiście wtedy biuro jest zamknięte). Dla koordynatora oznacza to wpisywanie w kółko tej samej odpowiedzi, podczas gdy oglądanie sal i wydarzenia z bieżącego miesiąca wymagają pełnej uwagi. A para, która na odpowiedź w sprawie parkingu czeka do poniedziałku, mogła już wpisać na swoją krótką listę inne miejsce.

Na co chatbot dla sali weselnej odpowie na podstawie Twoich dokumentów

Bot odpowiada na podstawie plików, które wgrywa obiekt, i używa jego własnych sformułowań. Zapytany o pakiet opisuje jego zawartość dokładnie tak, jak ją zapisałeś. Żadnych wymyślonych nazw, żadnych wymyślonych cen. Tak samo jest z liczbą miejsc i układem sal w opublikowanej wersji oraz z cateringiem i opcjami dietetycznymi w takiej formie, w jakiej opisała je Twoja kuchnia albo firma cateringowa.

Sprawy praktyczne wychodzą równie dobrze: noclegi w okolicy, miejsce, gdzie goście zostawiają samochody, to, co wolno w kwestii dekoracji i muzyki, kwoty z opublikowanego cennika. A kiedy para chce zobaczyć sale, bot wyjaśnia, jak umówić się na oglądanie przez Twoją dotychczasową drogę kontaktu. W praktyce działa to podobnie jak chatbot hotelowy do pytań gości, gdzie odpowiedzi też pochodzą z materiałów, które obiekt już ma.

Gdzie decyduje koordynator: terminy, wyceny i zadatki

O wszystkim, co wiąże obiekt z parą, decyduje człowiek. Nie czat na stronie. Trzy obszary należą wyłącznie do Twojego zespołu:

• Dostępność terminów - potwierdza ją wyłącznie zespół obiektu; z tym pytaniem bot kieruje pary do drogi kontaktu.
• Ceny - czat powtarza to, co jest w opublikowanym cenniku, a indywidualne wyceny przygotowuje koordynator.
• Wstępna rezerwacja terminu i wpłata zadatku - jedno i drugie odbywa się w ramach Twojego zwykłego procesu rezerwacji.

Jak sprawić, żeby te granice były trzymane? Wpisz je do dokumentów źródłowych. Krótki fragment w rodzaju „Dostępność potwierdzamy osobiście. Prześlij nam preferowany termin przez formularz kontaktowy, a odpiszemy z dostępnymi opcjami” daje botowi coś rzetelnego do powiedzenia. Tak sformułowana odpowiedź ustawia właściwe oczekiwania, a przy tym zachęca parę do obejrzenia sali. Bez ślepego zaułka.

Jakie dokumenty przygotować przed szczytem zapytań

Odpowiedzi są tylko tak dobre, jak kompletny i aktualny jest wgrany materiał. Proponuję zebrać go w tej kolejności:

1. Opisy pakietów, każdy z pełną listą tego, co zawiera.
2. Opublikowany cennik.
3. Liczba miejsc i uwagi do planu każdej sali.
4. Informacje o cateringu i dietach.
5. Zasady obiektu dotyczące dekoracji i muzyki.
6. Dojazd, parking i noclegi w pobliżu.
7. Procedura oglądania sali i droga kontaktu w tej sprawie.

Fragmenty folderu rzadko sprawdzają się w niezmienionej postaci. Przepisz je na proste zdania, które mają sens bez zdjęć wokół. Wyrzuć też nieaktualne sezony i sprzeczne wersje, bo dwa cenniki z różnych lat dadzą zagmatwane odpowiedzi. Część o cateringu wymaga takiej samej staranności, jakiej potrzebuje chatbot restauracji do pytań o menu (szczegóły dietetyczne muszą zgadzać się z tym, co kuchnia naprawdę podaje, a nie z tym, co kiedyś obiecywał folder). W Botino odpowiedzi pochodzą z własnych treści obiektu, a widżet dodaje się do strony jednym skryptem.

Czat na stronie obiektu eventowego czy dłuższa strona FAQ?

FAQ sali weselnej wystarcza przy krótkim, stałym zestawie pytań. Czat jest dla par, które pytają własnymi słowami o własną sytuację. Wyobraź sobie kogoś, kto planuje zasiadaną kolację dla określonej liczby gości, z kilkoma weganami i z preferencją dla mniejszej sali. To trzy fakty w trzech różnych miejscach statycznej strony. Czat łączy je w jedną odpowiedź.

Jedno i drugie może działać obok siebie i zwykle powinno. Tekst Twojego FAQ staje się jednym z dokumentów źródłowych bota, więc włożona w niego praca przydaje się dwa razy. Nadal traktujesz chatbot albo stronę FAQ jako wybór jednego z dwojga? Sprawdź więc, ile pytań przychodzi i jak bardzo są zróżnicowane. To rozstrzyga sprawę.

Jak sprawdzić odpowiedzi, zanim zobaczą je pary

Zanim bot trafi na stronę, przetestuj go na prawdziwych pytaniach ze skrzynki z poprzedniego sezonu. Porównaj każdą odpowiedź z dokumentem źródłowym. Coś jest błędne albo czegoś brakuje? Popraw dokument, nie odpowiedź, bo to z pliku powstanie następna odpowiedź.

Potem celowo przetestuj granice. Zapytaj, czy konkretna sobota jest wolna. Poproś o rabat. Spróbuj wpłacić zadatek. Za każdym razem bot powinien skierować parę do drogi kontaktu obiektu i niczego nie obiecywać. Powtarzaj też taki przegląd po każdej zmianie w pakietach, cenniku albo zasadach.

Tak przygotowany chatbot dla sali weselnej odpowiada na pytania par o fakty, które masz już spisane, w godzinach, w których pary naprawdę planują. Wszystko, co wymaga oceny, zostaje u koordynatora: potwierdzanie terminów, przygotowywanie wycen, przyjmowanie zadatków i oprowadzanie po obiekcie.

FAQ